Dokumen Pendidikan Hilang atau Rusak? Dispendik Jember Siapkan Layanan Surat Keterangan Pengganti

JEMBER, 11 September 2026 - Kehilangan ijazah, menemukan kesalahan penulisan pada dokumen kelulusan, atau memiliki ijazah yang rusak tentu bukan perkara sederhana. Bagi masyarakat, dokumen pendidikan tersebut menjadi bukti penting perjalanan belajar sekaligus sering dibutuhkan untuk melanjutkan pendidikan, melamar pekerjaan maupun memenuhi berbagai persyaratan administrasi.

Memahami kebutuhan tersebut, Dinas Pendidikan Kabupaten Jember menyediakan pelayanan administrasi bagi masyarakat yang membutuhkan surat keterangan pengganti ijazah, surat keterangan kesalahan penulisan ijazah, surat keterangan ijazah rusak, serta surat keterangan Surat Keterangan Hasil Ujian (SKHU) hilang untuk jenjang SD dan SMP.

Pelayanan tersebut disiapkan agar masyarakat yang mengalami persoalan terhadap dokumen pendidikannya tetap memperoleh kepastian administrasi. Melalui standar pelayanan yang telah ditetapkan, pemohon dapat mengetahui persyaratan, mekanisme, waktu penyelesaian hingga biaya pelayanan.

Untuk surat keterangan pengganti ijazah/STTB yang hilang, pemohon perlu menyiapkan surat pengantar dari sekolah, surat keterangan pengganti ijazah yang telah dilengkapi foto 3x4 terbaru, stempel sekolah dan cap tiga jari tengah tangan kiri. Dokumen tersebut juga dilengkapi daftar nilai pada bagian belakang sesuai ketentuan, surat keterangan kehilangan dari kepolisian, fotokopi ijazah/STTB yang dilegalisir sekolah, surat pernyataan tanggung jawab mutlak, serta fotokopi KTP.

Sementara bagi masyarakat yang menghadapi kesalahan penulisan nama siswa, nama orang tua, tempat dan tanggal lahir, nomor ujian maupun data lainnya pada ijazah, STTB atau SKHU, tersedia layanan surat keterangan kesalahan penulisan. Dokumen pendukung disesuaikan dengan jenis kesalahan dan ketentuan administrasi yang berlaku.

Untuk ijazah yang mengalami kerusakan, masyarakat juga dapat memperoleh surat keterangan sesuai ketentuan dengan membawa dokumen pendukung yang diperlukan. Sedangkan bagi pemilik SKHU yang hilang, persyaratan mencakup surat pengantar dari sekolah, surat keterangan pengganti SKHU, foto 3x4 terbaru, cap tiga jari tengah tangan kiri, surat keterangan kehilangan dari kepolisian, fotokopi SKHU yang dilegalisir sekolah, surat pernyataan tanggung jawab mutlak dan fotokopi KTP.

Mekanisme pelayanan diawali dengan pemohon berkonsultasi kepada petugas untuk mendapatkan informasi mengenai persyaratan dan kelengkapan dokumen. Setelah berkas disiapkan, petugas melakukan pemeriksaan dan verifikasi sesuai jenis layanan yang diajukan.

Setelah proses pemeriksaan selesai dan dokumen dinyatakan memenuhi ketentuan, surat keterangan diproses untuk mendapatkan pengesahan sesuai kewenangan. Produk akhirnya berupa surat keterangan pengganti ijazah, surat keterangan kesalahan penulisan ijazah, surat keterangan ijazah rusak atau surat keterangan SKHU hilang yang ditandatangani dengan mengetahui Kepala Dinas Pendidikan.

Bagi masyarakat, kepastian waktu juga menjadi bagian penting dalam pelayanan. Standar pelayanan menetapkan waktu penyelesaian selama dua jam, sedangkan biaya atau tarif pelayanan ditetapkan gratis. Pengaduan dapat dilakukan dengan datang langsung ke Dinas Pendidikan Kabupaten Jember.

Plt. Kepala Dinas Pendidikan Kabupaten Jember, Nurul Hafid Yasin, S.STP., M.Si., menegaskan bahwa keberlangsungan fungsi pelayanan kepada masyarakat tetap menjadi perhatian pemerintah daerah. Dalam keterangannya terkait kebijakan penyesuaian aktivitas pemerintahan di Jember, Hafid mengatakan, “Pengaturan jam kerja dan jadwal piket tetap diberlakukan secara fleksibel agar fungsi pelayanan kepada masyarakat tidak terganggu.”

Pernyataan tersebut menunjukkan bahwa pelayanan publik tetap menjadi bagian penting dari pelaksanaan tugas pemerintahan. Termasuk ketika masyarakat datang dengan kebutuhan yang sangat personal, seperti kehilangan ijazah atau membutuhkan perbaikan dokumen pendidikan.

Pelayanan ini juga menjadi bentuk perhatian terhadap masyarakat yang mungkin tidak memahami urusan administrasi pendidikan secara mendalam. Dengan adanya petugas yang memberikan informasi mengenai persyaratan dan kelengkapan, masyarakat memiliki kesempatan untuk mempersiapkan berkas dengan lebih baik sebelum proses pelayanan dilakukan. Yang tak kalah penting, layanan tersebut diberikan tanpa biaya. Artinya, masyarakat tidak perlu mengeluarkan biaya pelayanan untuk mendapatkan surat keterangan sesuai jenis kebutuhan mereka.

Melalui mekanisme pelayanan yang jelas, waktu penyelesaian yang terukur dan biaya yang gratis, Dinas Pendidikan Kabupaten Jember berupaya memastikan masyarakat tetap memperoleh hak administratifnya ketika dokumen pendidikan hilang, rusak atau memiliki kesalahan penulisan. Pelayanan tersebut menjadi bagian kecil dari upaya menghadirkan administrasi pendidikan yang lebih mudah, pasti dan humanis bagi masyarakat Jember. (puja)